Руководство по запуску

Быстрый старт VeloDesk

Первичная настройка кабинета — её достаточно пройти один раз. Двигайтесь по шагам сверху вниз: после этого можно оформлять аренды, принимать оплату и выдавать клиентам чеки.

💡 Все настройки делаются администратором в разделе «Настройки» (внизу левого меню). Руководство дополняется — со временем здесь появятся остальные шаги и видео.

Содержание

Эквайринг (приём оплат)

Чеки 54-ФЗ

Модели, тарифы, статусы

Ключи в договоре

Telegram-бот

Реквизиты организации

Эквайринг — приём онлайн-оплат

⚙️ Настройки → Деньги → Эквайринг

Подключите приём оплаты аренды по СБП с фискальным чеком (54-ФЗ). Две вкладки: «Боевой» — рабочий банк, «Тест» — проверка картой, пока боевой терминал не подтверждён.

Поставьте галочку «Эквайринг включён».
Выберите банк-эквайер — Тинькофф (Т-Касса) или Точка.
Введите Terminal Key и Password (пароль терминала) из личного кабинета банка.
Укажите систему налогообложения и ставку НДС — попадут в чек.
Email для чеков — куда отправить копию, если у клиента нет почты.
Нажмите Сохранить.

⚠️ Это пароль терминала, а не пароль от личного кабинета банка — не перепутайте.

💡 Нет рабочего терминала? Откройте вкладку «Тест» — там тестовый терминал Тинькофф: можно провести оплату картой через форму банка и убедиться, что всё работает, пока подключается боевой.

Чеки 54-ФЗ — сбор с почты

⚙️ Настройки → Деньги → Чеки 54-ФЗ

ОФД присылает фискальный чек письмом — система заберёт его с почты и покажет клиенту в личном кабинете.

Поставьте галочку «Собирать фискальные чеки с почты».
Выберите почтового провайдера (например, Gmail) — адрес сервера подставится сам.
Для Gmail (разово): включите двухэтапную аутентификацию в Google, создайте «Пароль приложения» (Аккаунт Google → Безопасность → Пароли приложений → «Почта») и скопируйте 16-значный пароль.
Логин (почта) — ящик, на который ОФД шлёт чеки.
Пароль приложения — вставьте те самые 16 знаков.
Нажмите Сохранить.

⚠️ В поле пароля — именно пароль приложения, а не основной пароль от почтового ящика.

💡 Заведите для чеков отдельную почту — так удобнее и безопаснее.

Модели, тарифы и статусы велосипедов

⚙️ Настройки → Прокат

Базовые справочники проката — на их основе считается стоимость аренды.

Модели велосипедов — справочник моделей. Заводятся автоматически из карточек байков; к модели можно привязать свои тарифы.
Тарифы — цены и длительность аренды, залог наличными/безналично. Тариф можно привязать к модели (иначе действует общий).
Статусы велосипедов — состояния в парке (свободен, в аренде, ремонт…). Можно добавить свои.

💡 Порядок удобнее такой: сначала завести велосипеды (модели появятся сами) → затем тарифы → затем проверить статусы.

Ключи в договоре

⚙️ Настройки → Прокат → Шаблоны договоров

Чтобы система сама заполняла договор, вставьте в шаблон «ключи» (плейсхолдеры). Есть два шаблона: «Договор с правами» (для тарифов с галкой «Требуется ВУ») и «Договор без прав» (для остальных).

Нажмите «Скачать текущий» шаблон.
В Word вставьте нужные ключи как обычный текст — например КлючДоговорНомер, КлючДатаДоговора, КлючДень, КлючИмяМесяца, КлючГод (полный список — в таблице на странице).
Загрузите файл через «Загрузить новый .docx».

💡 При формировании договора ключи автоматически заменятся реальными значениями из карточек клиента, велосипеда и аренды.

Telegram-бот — уведомления администратору

⚙️ Настройки → Уведомления в Telegram

Бот будет присылать вам в Telegram сообщения о событиях в CRM (новая аренда, просрочки и т.д.). Сначала создаём бота, потом подключаем.

Создание бота (один раз)

В Telegram найдите @BotFather (с синей галочкой — официальный бот Telegram).
Отправьте ему команду /newbot.
Введите имя бота — любое, его увидят клиенты (например, «Прокат VeloDesk»).
Введите username — латиницей, обязательно заканчивается на bot (например, myrental_bot). Если занят — придумайте другой.
BotFather пришлёт токен вида 8123456789:AaBbCc… — скопируйте его.

Подключение в CRM

Поставьте галочку «Включить отправку уведомлений».
Токен бота — вставьте токен от BotFather.
Username бота — без @. По нему клиентам даётся ссылка вида t.me/velodesk_bot.
Chat ID администратора — куда слать уведомления. Свой ID узнайте у @userinfobot (напишите ему — пришлёт номер). Можно указать ID группы (с минусом), чтобы оповещать всю команду.
Нажмите «Проверить — отправить тест» — должно прийти сообщение.
Отметьте галочками что писать админу (например, «Новая аренда — кто, велосипед, тариф, сумма»), затем Сохранить.

⚠️ Перед тестом откройте своего бота в Telegram и нажмите «Запустить» (Start) — иначе бот не сможет написать вам первым, и проверка не пройдёт.

💡 Этот же бот используется для входа клиентов в личный кабинет — отдельного бота заводить не нужно.

Реквизиты организации

⚙️ Настройки → Администрирование → Реквизиты организации

Данные владельца проката — подставляются в договор аренды и подписи.

Заполните Полное и Короткое название (короткое — в заголовке договора и подписях).
ИНН, ОГРН/ОГРНИП, Юридический адрес, Телефон, Email.
Подписант: ФИО и должность (например, «Генеральный директор»).
Цена замены АКБ курьером — если предлагаете такую услугу.
Нажмите Сохранить.

💡 Вместе с ключами из Шага 4 эти данные автоматически попадут в каждый договор.

Филиалы — если точек несколько

⚙️ Настройки → Администрирование → Филиалы

Нужно только тем, у кого больше одной точки проката.

Включите галочку «Несколько филиалов (точек)» — появятся привязка к точке, переключатель в шапке и фильтры.
Нажмите «Добавить филиал» и укажите название, адрес и часы выдачи.

💡 Если точка одна — раздел можно не трогать, в интерфейсе ничего лишнего не появится.

Перенос клиентов

⚙️ Клиенты → кнопки сверху справа

Если переезжаете из другой системы — клиентов можно перенести списком, не вводя вручную.

Нажмите «Excel», чтобы получить файл-шаблон с нужными столбцами.
Заполните его данными ваших клиентов.
Нажмите «Загрузить списком» и выберите готовый файл.

💡 Одного клиента можно завести и вручную — кнопкой «+ Добавить».

Загрузка велосипедов

⚙️ Велосипеды → «Загрузить списком»

Весь парк можно добавить одним файлом CSV.

Подготовьте файл. Столбцы по порядку: Инвентарный номер ; Номер рамы ; Модель. Пример: 001 ; RAMA-200 ; Модель А.
Номер и модель обязательны, номер рамы можно оставить пустым. Первая строка-заголовок и повторы по номеру/раме пропускаются. Велосипеды добавятся со статусом «Свободен».
В Excel: Файл → Сохранить как → CSV (кодировка и разделитель «;» определятся сами).
Выберите файл и нажмите «Загрузить».

Загрузка аренд (договоров)

⚙️ Аренды → «Загрузить списком»

Можно перенести действующие и архивные договоры аренды одним файлом CSV.

Столбцы по порядку: Телефон клиента ; ФИО клиента ; Номер байка ; Дата начала ; Дата конца ; Сумма ; Залог ; № договора.
Пример строки: +79991234567 ; Иванов Пётр Сергеевич ; CH001B ; 01.05.2026 ; 01.07.2026 ; 9800 ; 2500 ; 2026-0150.
В Excel: Файл → Сохранить как → CSV, затем выберите файл и нажмите «Загрузить».

💡 Клиент находится по телефону (если его нет в базе — создаётся из ФИО). Номер байка можно оставить пустым для архивных аренд. Дата конца в будущем → аренда «Активна», байк помечается «в аренде»; в прошлом → «Завершена».

⚠️ Платежи к арендам при загрузке не создаются — доходы загрузите отдельно в разделе «Финансы». Первая строка-заголовок (если есть) пропускается.

✅ После этих шагов кабинет готов к работе. Руководство будем дополнять — следующие разделы (оформление аренды, возврат, обслуживание) появятся здесь позже.